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Code Red – ein Leitfaden für den Krisenmodus

Quelle: Forecast 5_2020, S. 4 ff. Leitfaden für den Krisenmodus, Hrsg. Ebner Stolz Management Consultants GmbH, Köln, Wir danken Marcus Losch von Ebner Stolz für die freundliche Genehmigung, diesen Leitfaden im CuraCompact zu veröffentlichen.

Deutschland, Europa, ja die ganze Welt leidet unter der Corona-Krise. Viele Unternehmen liegen bereits bildlich auf der Intensivstation: Aufträge weggebrochen, Kurzarbeit beantragt, Perspektive ungewiss. In dieser unsicheren Lage braucht es schnell Transparenz und Maßnahmen, die die teils drastischen wirtschaftlichen Auswirkungen abfedern können. Die Unternehmensberater von Ebner Stolz aus Stuttgart haben einen Leitfaden für ein Krisenmanagement entwickelt. Diesen fanden wir hilfreich. Er gibt eine Struktur vor, mit deren Hilfe man auch als Praxis in dieser Ausnahmezeit alle Punkte im Blick halten kann, die notwendig sind, um handlungsfähig zu bleiben.

„Konsequente Entscheidungen und schnelles Reagieren auf sich dynamisch verändernde Situationen sind zentrale Erfolgsfaktoren“, schreibt einer der Autoren des Code Red. Die Consultants haben insgesamt sieben Themenfelder für ein effizientes Krisenmanagement in der aktuellen Corona-Krise identifiziert und hinterlegen hinter jedem Themenfeld eine Checkliste mit To-Do´s. Ohne Schnörkel und Volltext, einfach als Orientierung für Krisenmanager zum vollständigen Erfassen aller relevanten Aspekte und Handlungsfelder der Krise.

 

TOP 1: Etablierung eines Krisenmanagements

>> Um mit der Krise umzugehen, braucht jedes Unternehmen schnelle, fundierte Analysen und daraus abgeleitet clevere Weichenstellungen. Darum ist der erste Tagesordnungspunkt die Einrichtung eines Krisenstabs, der mit Vertretern des Top-Managements sowie etwaigen externen Experten besetzt sein sollte.

  • Review Krisen- und Business-Continuity-Pläne des Unternehmens
  • Gewährleistung effizienter Bewältigung bei Zwischenfällen
  • Festlegung von Rollen, Verantwortlichkeiten und Zielen sowie Arbeitsweisen des Teams, regelmäßigen Jours fixes
  • Etablierung eines Mechanismus zur Meldung von kritischen Ereignissen
  • Identifizierung wesentlicher Entscheidungspunkte zur Eindämmung des Virus
  • Etablierung eines Schnellreaktionsprozesses / Quick-Response
  • Etablierung eines Plans für den Ersatz von ausfallendem Personal
  • Überprüfung von Ressourcen / Verfügbarkeit der Lieferanten und Bewertung des Betriebsrisikos
  • Überprüfung bestehender Versicherungen sowie der IT-Infrastruktur bezüglich Möglichkeiten an dezentralen Standorten zu unterstützen

TOP 2: Direkte und Empfängerorientierte Kommunikationsstrategie

Die richtige Kommunikation mit allen relevanten Stakeholdern ist selten so wichtig, wie jetzt, um Schaden vom Unternehmen abzuwenden.

Krisenursache / -wirkung

  • Kontinuierliche Situationsanalyse
  • Ableitung von Auswirkungen

Kommunikationsstrategie

  • Stakeholdermanagement / Strategieentwicklung zur Kommunikation an die verschiedenen Interessengruppen
  • Abstimmung von Kommunikationsmaßnahmen und -medien

Kommunikationsmedien

  • Aufbereitung der Inhalte für Print, Social Media, E-Mail, Telefon / Skype / Web-Anwendungen etc.

Adressatenkreis, Stakeholder

  • Informationen an relevante Personenkreise (Mitarbeiter, Gesellschafter, Kunden, Lieferanten, Finanzierer, Warenkreditversicherer, Vermieter etc.)

 

TOP 3: Eigenschutz

Der Schutz von Mitarbeitern, Kunden, Lieferanten und sonstigen Kontaktpersonen hat absolute Priorität und bildet die Basis sämtlicher weiterer Maßnahmen.

Allgemeingültige Maßnahmen

  • Erstellen eines Pandemieplans
  • Einrichten von Hotlines zur schnellen Reaktion auf gesundheitliche Fragen von Mitarbeitern, Kunden und Lieferanten
  • Sicherstellung der Personenhygiene / Eigensicherungsmaßnahmen
    – Hygieneanweisungen, ausreichende Bereitstellung von Hygienemitteln
    – Verzicht / Reduzierung Dienstreisen, nach Möglichkeit Anordnung von Homeoffice
    – Prüfung bezahlte / unbezahlte Freistellungsmöglichkeiten
  • Arbeitsplatzhygiene (Reinigung Gebäude / Arbeitsplatz / Oberflächen, Hygieneschutzmaßnahmen, Betriebssicherung (“Betrieb als Burg”))
  • Aufklärung / Schulung
  • Klärung von Entschädigungsmöglichkeiten bei Quarantänemaßnahmen
  • Kontaktherstellung mit zuständigen Ministerien in betroffenen Auslandsregionen, Klärung von Fragen zu Reise- und Einreisebeschränkungen im Falle von Evakuierungen, Unterbrechung oder vorzeitiger Beendigung von Entsendungen

Betriebsspezifische Maßnahmen (individuell zu definieren)

  • Aktivierung von Telearbeit / Homeoffice
  • Aufbau von Hygieneschleusen
  • Anpassung der Schichtmodelle: Vermeidung Schichtübergabe (Einschränkung Kontakt / Infektionsrisiko), Verkleinerungvon Teams (soweit möglich)
  • Schließung / Trennung von Pausenräumen, Reduzierung der Pausenteilnehmer
  • Reduzierung der Fahrzeugbesatzungen / Erhöhung Sicherheitsabstand

 

TOP 4: Operatives Risiko-Assessment

Zur Ableitung notwendiger und wirkungsvoller Maßnahmen ist zunächst eine fokussierte Analyse des operativen Status quo empfehlenswert.

Einkauf und Beschaffung

  • Abhängigkeiten von Lieferungen aus betroffenen Regionen (auch Vorprodukte) / Verfügbarkeit Materialien
  • Alternativlieferanten
  • Einfluss auf die Transportkosten
  • Risiken durch verzögerte Lieferketten
  • Vorfinanzierungsnotwendigkeiten
  • Verträge /Abnahmeverpflichtungen
  • Geltendmachung Force Majeure

Working Capital Management

  • Auswirkungen auf Working Capital
  • Entwicklung Zahlungsziele; Identifikation Ausfallgefährdungen / WKV-Einschränkungen
  • Lagerreichweiten für produktionsnotwendiges Material

Produktion

  • Produktionsstandorte in Risikoregionen und Beeinträchtigung der Produktion
  • Verfügbarkeit von: Personal / Dienstleister / Subunternehmer Ersatzteile / Maschinen / Werkzeuge / Formen etc.

Vertrieb / Kunden

  • Umsatz- und / oder Margenrückgänge; Prüfung, ob Abnehmer direkt oder indirekt betroffen sind
  • Restriktionen Vertriebsarbeit (eingeschränkte Reisetätigkeiten, Messebesuche etc.)
  • Kundenbeziehungen in betroffenen Regionen
  • Vereinbarungen zu verspäteten Abnahmen
  • Zahlungsziele Kunden
  • Restriktionen bezüglich Factoring / WKV

Logistik

  • Verfügbarkeit Ladungsträger, Spediteure, Lagerkapazitäten
  • Verfügbarkeit Fahrerpersonal / Lagerarbeiter
  • Geänderte Kundenanforderungen (bspw. Sonntagslieferung) / Mehrkosten / Kostenausgleich

Personal, Finanzen, IT, Geschäftsführung

  • Arbeitsfähigkeit Homeoffice / IT-Ausstattung
  • Krankenstand / Umgang mit kranken Mitarbeitern
  • Notbesetzung / Sicherung der Handlungsfähigkeit
  • Vertretungsregelungen

 

TOP 5: Stresstest Ergebnis & Liquidität

Belastbare Liquiditäts- und Unternehmensplanungen sind als Basis für die Generierung von Finanzierungsmitteln / Krediten zwingend erforderlich.

Typische Fragestellungen in unsicherem Umfeld:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Voraussetzungen für die KfW-/Bankenmittel:

  • KfW-Mittel sind nach aktuellem Stand nur mittels Durchreichung der (Haus-)Banken möglich
  • Hierfür sind Kreditentscheidungen notwendig
  • Voraussetzungen u. a.:
    – Transparenz Kurzfrist-Liquidität (durch 13-Wochen-Liquiditätsplanung)
    – Integrierte Unternehmensplanung (Mittel- / Langfrist-Perspektive, Durchfinanzierung)
    – Ggf. Sanierungskonzept nach IDW S 6

 

Liquiditätsplanung, Unternehmensplanung, Szenarioanalysen

 

V, U, L – Mögliche Krisenszenarien

Seit Beginn der Krise beschäftigen sich Ökonomen mit den möglichen weltweiten Auswirkungen. Sie fokussieren sich auf drei mögliche Krisenszenarien: In einem V-Szenario folgt eine schnelle, in einem U-Szenario eine langsame Erholung; das L-Szenario führt zur globalen Rezession.

 

 

 

TOP 6: Staatliche Hilfspakete

Staatliche Hilfspakete (Kurzarbeit, Steuerstundungen, KfW-Kredite) sind definiert; parallel wird die Insolvenzantragspflicht bis 30.09.2020 ausgesetzt.

Erleichterter Zugang zu Kurzarbeitergeld
(rückwirkend zum 01.03.2020)

  • Absenkung des Quorums der von Arbeitsausfall betroffenen Beschäftigten auf bis zu 10% (bisher ein Drittel)
  • Teilweiser oder vollständiger Verzicht auf Aufbau negativer Arbeitszeitsalden
  • Kurzarbeitergeld auch für Leiharbeitnehmer
  • Vollständige Erstattung der Sozialversicherungsbeiträge durch die Bundesagentur für Arbeit

Überarbeitung / Aussetzung Insolvenzantragspflicht

  • Insolvenzantragspflicht für Unternehmen, die durch Corona in Schieflage geraten sind, wird bis 30.09.2020 ausgesetzt
  • Es müssen durch ernsthafte Finanzierungs- / Sanierungsbemühungen begründete Aussichten auf Sanierung bestehen
  • Abgrenzungen derzeit noch unklar

Steuerliche Liquiditätshilfen

  • Die Gewährung von Stundungen wird erleichtert bei durch das Coronavirus nachweislich und nicht nur unerheblich Betroffenen
  • Bei zu erwarteten Umsatzeinbußen können Steuervorauszahlungen unkompliziert und schnell herabgesetzt werden
  • Auf Vollstreckungsmaßnahmen bzw. Säumniszuschläge wird bis zum 31.12.2020 verzichtet

Erleichterter Zugang zu Krediten und Bürgschaften
ERP-Gründerkredit und KfW-Unternehmerkredit

  • Erhöhung Risikoübernahme auf max. 90 % für KMU und 80 % für große Unternehmen (Investitions- und Betriebsmittelkredite
  • Kredite bis 1 Mrd. € je Unternehmensgruppe, begrenzt auf 25 % des Jahresumsatzes 2019 oder den aktuellen Liquiditätsbedarf oder das doppelte der Lohnkosten 2019 oder 50 % der Gesamtverschuldung bei Krediten >25 M €

KfW-Kredit für Wachstum

  • Erhöhung der Umsatzgrenze auf 5 Mrd. € (bisher 2 Mrd. €)
  • Steht künftig auch für Vorhaben im Wege einer Konsortialfinanzierung ohne Beschränkung auf einen bestimmten Bereich zur Verfügung (bisher nur Innovation und Digitalisierung)
  • Maximale Risikoübernahme wird auf 70 % erhöht (von 50 %)

Bürgschaften der Bürgschaftsbanken

  • Sind bei der Hausbank zu beantragen; Bürgschaftshöchstbetrag auf 2,5 M € verdoppelt
  • Bürgschaftsbanken dürfen Entscheidungen bis zu einem Betrag von 250 T € eigenständig und innerhalb von 3 Tagen treffen

Großbürgschaftsprogramm (Bund-Länder-Bürgschaft)

  • Wird für alle Unternehmen geöffnet (bisher nur für Unternehmen in strukturschwachen Regionen)
  • Absicherung von Betriebsmittelfinanzierungen und Investitionen ab Bürgschaftsbedarf von 50 M€ und Bürgschaftsquote von bis zu 80 %

KfW-Schnellkredit für den Mittelstand

  • Risikoübernahme zu 100 % durch Garantie des Bundes
  • für gewerbliche Unternehmen mit 11 bis 249 Mitarbeitern; max. Kreditbetrag bis zu 3 Monatsumsätze: bis 50 MA: max. 500 T€, >50 MA: max. 800 T€

 

TOP 7: Kurzfristige Gegenmaßnahmen

„Liquidität vor Rentabilität“, das Grundgesetz für enge Liquiditätssituationen gilt jetzt ganz besonders. Zusätzlich ist für die Ergebnisstabilisierung eine Reduzierung des Cash-Abflusses erforderlich.

Kurzfristige Liquiditätssicherung
Task Force „Liquidität“

  • Einrichtung eines Liquiditätsbüros: Einzelfreigabe aller Bestellungen und Rechnungen, Organisation Cash-Maßnahmen

Harter Auszahlungsstopp

  • Einstellungsstopp, Investitionsstopp, Bestellstopp
  • Reduzieren / Stunden von Mieten
  • Reduzieren / Stunden von Leasing

Heben von Liquiditätsreserven im Working Capital

  • Abbau von Beständen
  • Verkürzung von Debitorenlaufzeiten (Verstärkung Mahnwesen, Nutzen / Erhöhen von Factoring, Vereinbarungen mit Kunden)
  • Verlängerung Kreditorenlaufzeiten (Verlängerung Zahlungsziele Kreditoren, ggf. Stundungen, Wegfall Skontozahlung)

Finanzbehörden

  • Steuerstundungen
  • Prüfung Aufhebung Dauerfristverlängerungen

Beiträge Finanzierer

  • Tilgungsaussetzungen (Darlehen, Mietkauf)
  • Überbrückungskredite / KK-Erhöhung (siehe KfW-Mittel)
  • Sale-and-lease /-rent-back von Assets

 

Ergebnisstabilisierung
Umsatzsicherung

  • Kundenbeiträge: Vereinbarungen über Abrufe / Vorlieferungen
  • Abverkäufe / Rabattaktionen

Margensicherung

  • Einkaufsoptimierung, Nachverhandlungen
  • Rückvergütungen Lieferanten (ggf. vorziehen)

Reduzierung Personalkosten

  • Einstellungsstopp; Kurzarbeit
  • Streichen / Verschieben von Einmal-/ Sonderzahlungen (Urlaub, Weihnachten, Prämien etc.)
  • Personalfreisetzung (u. a. Leiharbeiter, Befristete, Rentner)
  • Gehaltsreduzierungen /-verzichte (zumindest Führungskräfte)

Reduzierung Sachkosten

  • Ausgabenstopp / Cost Cutting, Reduzierung Komfortgrad

AfA, Finanzierung

  • Investitionsstopp
  • Zinskostenentlastung durch Heben von Liquiditätsreserven im Working Capital

 

Potenzieller Entwicklungspfad der Krise

Nach Ebbe kommt immer die Flut: Bereits während des Shutdowns ist ein langsames Hochfahren als Exit-Szenario der Corona-Einschränkungen vorzubereiten.

Autoren: Marcus Losch, Partner,
Stefan Hansen, Principal
Ebner Stolz Management Consultants

 


 

Die Schwerpunktthemen der Juni-Ausgabe CuraCompact auf einen Blick:

Krisenmanagement in radiologischen Praxen

Sinnvolle Maßnahmen zum Schutz vor Corona-Viren 

Stabilisierung der wirtschaftlichen Situation 

Corona Hilfspaket: Was können Praxen erwarten? 

Teleradiologie als Option in der Krise?

Das Conradia Hygienekonzept in der Coronakrise  

Code Red – ein Leitfaden für den Krisenmodus

 

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